1. Skupaj določite izhodišče
Pred preizkusom izberite običajen delovni teden. Preštejte opravila, ki jih boste vključili, in izmerite porabljeni čas. Uporabite podatke svoje ekipe. Zabeležite tudi posebne okoliščine, da ne boste primerjali mirnega tedna z obdobjem največje obremenitve.
2. Upoštevajte tudi čas za pregled
Od časa, ki ste ga prej porabili za opravilo, odštejte čas za pregled, popravke in skrb za novo rešitev. Če je priprava hitrejša, preverjanje pa traja dlje, zabeležite oboje. Število dejanj, ki jih opravi AI, pokaže uporabo sistema, ne pa prihranka časa.
3. Poleg hitrosti spremljajte kakovost
Spremljajte pravilno opravljene naloge, vsebinske popravke, spregledana opozorila in dejanja brez odobritve. Pred preizkusom določite, koliko primerov boste pregledali in kaj šteje za pravilno opravljeno delo. Hitro pripravljen osnutek z napačnim zneskom ali datumom ni uspeh.
4. Previdno ovrednotite čas
Če želite čas ovrednotiti v evrih, določite vrednost ure dela in pojasnite, da gre za oceno. Več prostega časa še ne pomeni manjših stroškov. Ekipa ga lahko uporabi za hitrejše odgovore ali dodatno delo, vendar to še ne pomeni dodatnega prihodka.
5. Odločite se, kako naprej
Po pregledu rezultatov se odločite: nadaljujete, odpravite konkretno težavo ali zaključite. Novo opravilo dodajte šele, ko se prvo izkaže tudi ob upoštevanju pregleda in tekočih stroškov. Preizkus je koristen tudi, če pokaže, česa ni smiselno avtomatizirati.
Za prvi pogovor pripravite en običajen in en zahtevnejši primer ter približno oceno, koliko časa za to delo porabite na teden. Odstranite imena strank in občutljive podatke.