1. Začnite s ponavljajočo se težavo
Izberite opravilo, ki se redno ponavlja. »Pomoč pri administraciji« je preširok cilj. Bolje je določiti konkretno nalogo: razvrščanje povpraševanj strank in priprava odgovorov za pregled. Tako veste, kdaj se delo začne, kaj mora biti pripravljeno in kdo ga pregleda.
2. Uporabite pet praktičnih meril
Se opravilo ponavlja vsak teden? Znate opisati, kako mora biti opravljeno? So potrebni podatki dostopni? Kdo pregleda nejasne primere? Vam delo vzame dovolj časa, da je uvedba smiselna? Ni treba rešiti vseh težav naenkrat, obseg prve naloge pa mora biti jasen.
3. Zapišite izjeme
Zberite deset običajnih in pet zahtevnejših primerov. Vključite manjkajočo prilogo, nejasno zahtevo, neznanega pošiljatelja, napačno številko in sporočilo, ki zahteva odločitev lastnika. Če sistem obvlada le najlažje primere, vam lahko s preverjanjem povzroči več dela, kot ga prihrani.
4. Določite, kdaj je naloga opravljena
Na primer: vsako ustrezno povpraševanje je razvrščeno, dodeljeno odgovorni osebi in ima osnutek odgovora brez nepreverjenih obljub. Pošiljanje, določanje cene in reševanje drugih težav stranke niso del te naloge. Izberite dovolj jasno nalogo, da boste lahko preverili, ali je opravljena pravilno.
5. Pred spremembo izmerite začetno stanje
En delovni teden beležite število sporočil, čas dela, čakanje na odgovor in popravke. Med preizkusom merite na enak način ter upoštevajte tudi pregled dela AI. Če je dela malo, najprej preverite, ali zadostuje boljši seznam opravil ali nastavitev obstoječega programa.
Za prvi pogovor pripravite en običajen in en zahtevnejši primer ter približno oceno, koliko časa za to delo porabite na teden. Odstranite imena strank in občutljive podatke.